《高效15法则》
今天为你解读的是《高效15法则》,作者是来自美国《纽约时报》的畅销书作家凯文.克鲁斯。
这本书中文版大约有12万字,我会用22分钟左右的时间,为你解读书中精髓:可以通过哪些时间管理法则帮助我们养成高效的工作习惯,从而做好工作与生活的平衡,不再无效忙碌。
时间对于我们每一个人来说都是绝对公平的,无论你是贫穷或是富有,高贵或是低贱,每个人每一天所拥有的时间都只有24个小时。
正所谓时间就是生命,时间对于我们每一个人而言,是最宝贵也是最稀缺的资源。
但事实上,因为不懂得时间管理,我们每天都有很多的时间被白白浪费掉了。
所以我们总是感觉时间不够用,终日处于各种繁忙的事务中,没时间运动、没办法早睡、也没有更多时间陪伴家人,于是,我们常常会感到不安和内疚,总是不自觉的就让自己陷入身心俱疲的状态中。
尤其是在现今的职场,面对竞争如此激烈的大环境,想办法提高工作效率无疑是提升业绩和竞争力的重要方式。
那么如何才能提高你的工作效率,让你在工作中能够事半功倍做到如鱼得水呢?
这就不得不提到时间管理。
时间管理对每个人来说都是必须面对的重要主题,市场上关于这个主题的各种书籍也是琳琅满目。
通常,我们对于时间管理的认知大多停留在根据事情的轻重缓急罗列一个待办清单,但今天我们解读的这本《高效15法则》却让我们不要再做任务清单了。
作者克鲁斯通过对大量成功人士的采访,发现这些成功人士根本不会去想时间这件事,他们想得更多的是关于价值、优先权以及坚持的习惯。
在这本有关时间管理的书里面,作者为我们提供了很多耳目一新的观点,同时,还手把手的教会我们管理时间的具体方法,犹如一本简单实用的操作指南。
接下来,我将从以下三个要点出发,为你详细解读本书的精华:
第一:如何确立重要事情的优先地位?
第二:有哪些方法可以帮助你真正提高工作效率?
第三:如何运用E-3C系统,让你能够始终保持高产状态?
-------------------------------------------------------------------------------
新的一年开始了,你是不是又为自己树立了不少新的目标,告诉自己到年底的时候一定要做到?
可是,如果同时追两只兔子的话,最后你一只也捉不到。
可能对于你来说,每天都有很多重要的事情要做,但是,你真的知道什么才是对自己最重要的吗?在你所认为的一堆重要事情里面,又要怎样确立重中之重呢?
下面就让我们首先来看第一个要点:如何确立重要事情的优先地位?
在人生的不同阶段,每个人都有不同的追求,但无论你看重的是哪一个方面,首先要想清楚的就是,在最近的一段时间内,你的第一目标是什么?
因为如果你同时做两件事情的话,你最终将一事无成。
记住,不要三心二意,每次只做一件事,会极大的提高你做事的专注力,所以,你必须认清当下最重要的任务是什么,从而全身心的投入其中。
比如保持身体健康对每个人来说都是非常重要的,但很多人并不会把这件事情当成眼下的第一目标,所以才会放任自己不规律作息,吃垃圾食品等等,直到身体出问题了,才会警醒。
对于一个病人而言,第一目标当然就是恢复健康。
以这个目标为首要任务,就会把按时吃饭,早睡早起,做康复训练当成每天最重要的事情来完成。
对于一个刚刚开始创业的人来说,近期的第一目标,可能就是尽快的找到投资人,获得必要的资金,好让自己的创业项目能够顺利进展下去,那么,他每天的工作就要重点围绕着这个主题,直到达成目标为止。
明确了第一目标之后,接下来很重要的一步就是要将目标进行量化。
一个有效的目标应该是可以被量化的。
如果你的目标是“我要考一所好大学"或是"我要找一份好工作"之类的,这样的目标就不能算是一个有效的目标,最多只能算是一种美好的想法或愿望。
因为这样的目标其实是模糊不清的,没有被量化,所以可操作性就很差。
那什么才是将目标量化呢?
比如你想找一份好工作,那么你所谓的这份“好工作”就应该落实到具体的行业,职位,薪资等等,这样,你在追求这个目标时才会有针对性和目的性,会去衡量自己目前的能力是否能够匹配上想要得到的这份“好工作”,如果能力不足,那就积极的去弥补,不断向这个目标靠近。
如果你想要减肥,不能泛泛的说我的目标就是让自己瘦下来,让自己看起来更健康更苗条什么的,而是要明确到半年内要减重多少,落实到每周要减重多少,再落实到每天要完成多少运动量,每一餐在饮食上要如何保证营养并克制食量等等。
最后,确立重要事情的优先地位,还要重点利用好早上最高效的两个小时。
我们常说一日之计在于晨,这其实是有科学依据的。
根据研究发现,绝大多数人在通常情况下,早上完全睡醒之后的两个小时,做事效率是最高的,并且这时候的行动意识也是最强的。
但很多人往往会把这个宝贵的时间段给浪费掉了,最常见的就是早上刚睡醒就拿起手机刷微信,并产生一种皇帝批阅奏章的错觉:
国家大事如潮水般涌来,需要迅速做出各种判断,提出各种建议,做出各种批复,做好各种转发,而回复的人都会来一句流行语:
那就是“朕知道了”。这样的时间浪费真是一件令人遗憾的事情,如果你能把一天当中效率最高的这两个小时,用来做最重要的事,那你在追求真正想要达成的目标方面,一定会有事半功倍的效果。
-------------------------------------------------------------------------------
我们都知道,工作效率和每一个人的切身利益是息息相关的,一个工作效率高的人,自然就能够做出更好的工作成绩,从而提高升职加薪的几率,看看那些成功人士,无疑都是高效率工作的杰出代表。
接下来,我们要进入今天要讲的第二个要点:有哪些方法可以帮助你真正提高工作效率?
研究发现,相比利用电脑、平板或是智能手机来记录信息,用纸质笔记本手写记录效果会更好。这是因为手写笔记需要听力、认知和回忆等一系列过程的共同参与,而习惯电子笔记的人则更倾向于机械化地将听到的信息记下来,但是这些信息却没有经过自己的处理。
所以,提高工作效率的第一个方法,就是随身携带一个纸质的笔记本。
通常,我们都有过灵光一闪的体验,当脑子里出现了一个好的想法,如果没有被及时写下来的话,很可能这个想法就会永远消失了。
所以,为你自己准备一个精美的笔记本吧,可以在笔记本的开头写下自己的联系方式,并附上这样的一句话:“如果你捡到了这个笔记本,请跟我联系,我一定会酬谢你。”
这样一来,就算不小心把笔记本弄丢了,也会有好心人把它送还给你。
要把这个笔记本随时带在身边,无论听到了什么有启发性的信息或是自己想到了什么富有创造性的主意,都要把它们及时的记录下来。
但凡是你不想忘记的事情,也要及时的把它们写在笔记本上。
如果你是第一次见到了某位客户,那就把跟对方相关的所有信息——包括姓名、年龄、对方当时的服饰以及谈话的关键内容都及时的记录下来,这些信息对你以后跟进该客户一定会有帮助。
另外,无论你要记录什么事情,都要备注上当时的日期和时间,这样一来,以后要查找相关内容的时候就会很方便。
这些零散的笔记,会在日后帮助你回顾起整件事情的来龙去脉,你会从中收获很多有价值的信息,这些信息会帮助你有效的解决工作上的问题。
有一个大集团的创始人,在一次采访中,被问到对他来说什么是最重要的物品时,他从包里拿出了一个小小的笔记本;
对记者而言,正是这个不起眼的本子,让他总是能够及时把自己的观察和想法记录下来,这些原始的第一手资料,经常帮助他总结出很多有效的管理办法和产品创意,从而一点点把集团扩大到了现有的规模。
还有,如果你仔细算一笔账,就会发现在很多时候,用金钱换时间是非常划算的;
所以,提高工作效率的第二个方法,就是要学会分派工作。
在美国某家IT公司,有一个“天才”程序员,工作效率出奇的高,因为在大部分的工作时间内,他都在浏览社交网站,但他总是能够提前完成公司交待的编程工作,并且编程的质量还非常高。
可事实的真相却是,这个程序员所在的公司每年给他20万美元的薪水,而这个程序员把其中的5万美元,给了中国的一位程序员,让这个中国的程序员帮他工作。
当你接到一项任务的时候,不要立即埋头苦干,而是应该先思考一下:
这项工作对你自己或对你的公司到底有多重要?你是做这个工作唯一的人选吗?
这样的思考能够帮助你放弃和分派那些对你来说价值比较低的工作,从而为自己赢得更多时间去做那些真正重要的事情。
有一家处于创业初期的公司,老板为了节省成本,不舍得花钱雇佣行政管理人员,于是他自己就成了创业团队里专门打杂的,每天处于各种琐事之中,公司业务迟迟没有起色。
事实上,这种做法是非常不可取的,毕竟个人的时间和精力有限,你做了这件事,另一件事情就只能被暂时搁浅,一个不懂得分派工作,凡事亲力亲为的老板,是不可能把公司做大的。
最后,提高工作效率的第三个方法,就是要学习高效人士的清晨习惯。
只要稍加观察,你就不难发现,很多成功人士,总是把早晨的时间安排得高效又充满活力,并且能够坚持下去。
这些成功人士通常都能够早起,接着进行晨练并进食营养健康的早餐,然后再处理大部分创造性的工作,当上午结束的时候,他们几乎已经把当天的重要事情全部完成了。
一项关于“意志力”的研究成果表明,在早晨,人们更容易完成那些需要个人自律才能做到的事情。
因为早晨的时候,我们享受了一整夜的好觉,精力相当充沛,此时我们在情绪上也更乐观,更容易对付那些需要消耗大量精力的事情。
很多企业的高管人士,都习惯在早晨这个时段进行某些体育锻炼,他们都是一群非常忙碌的人,为什么都愿意挤出时间来晨练呢?
事实上,根据一项调查研究发现,相比那些在其他时间段健身的人,早晨起床就锻炼的人晚上更容易快速入眠,并且能够一觉睡到天亮。
成功人士通常都很明白,早餐之前的那两个钟头是弥足珍贵的,绝对不可以在半梦半醒的状态下白白浪费掉。
清晨那几个小时是向所有人开放的,如果你愿意去好好把握,长期坚持,就一定能够成为高效人士。
某位作家曾经说过:“习惯这个东西,具有水滴石穿的力量。一件微不足道的日常小事,如果你坚持去做,就能胜过那些艰难的大事。”
当你能够更好地养成自己的清晨习惯,就足以改造你的整个人生,成功人士都非常清楚这一点。
---------------------------------------------------------------------
当我们清楚了如何确立重要事情的优先地位,并了解了提高工作效率的具体方法之后,作者还为我们提供了一套简单的个人运转系统,帮助我们决定每天应该怎样完成工作,并且检验自己完成工作的质量。
下面,我们要进入今天的最后一个要点:如何运用E-3C系统,让你能够始终保持高产状态?
为了帮助大家立即行动起来,作者把他对于高效法则的所有研究发现,简化成了一套个人运转系统,叫做E-3C系统。
E代表英文单词Energy,就是精力的意思。
我们每一天的时间都是固定的,只有24个小时,但是精力充沛状态下的工作效率,肯定比无精打采时的效率要高出很多。
所以保证充足的睡眠,食用健康的食品并坚持体育锻炼,是非常重要的事情。
这些事情总是因为看起来不那么紧急而被人忽略,但事实上,要让自己能够成为高效人士中的一员,必须把这几项能够让你持续保持精力充沛的事情重视起来。
我们知道市场上有非常多的功能型饮料,单就红牛来说,一年就能卖出几十亿罐。
虽然这些功能型饮料能帮助你在短时间内提振精神,但从长远来看,经常饮用功能型饮料会严重透支你的身体健康。
唯有规律的作息,坚持健康的生活方式,才是真正让你能够长久而持续地保持精力充沛的最佳选择。
E-3C系统的第一个C,代表英文单词Capture,就是捕捉的意思。
你需要把很多事情,尤其是脑子里的“灵光一闪”及时的捕捉到笔记本上,要知道好记性不如烂笔头,不要试图用大脑去记住所有的事情,要坚持随身携带笔记本并用笔写下所有需要记忆的东西。
你要让笔记本成为你的另一个大脑,这样,你真正的大脑就不会因为被填得太满而超负荷运转。
E-3C系统的第二个C,代表英文单词Calendar,就是日历的意思。
很多时间管理的书籍都会告诉我们罗列任务清单的重要性,但是,任务清单最大的问题就是,你需要花费相当的时间去区分事情的轻重缓急,而事实上,任务清单上的内容经常会有3成以上没有被及时清空,同时,还会有新的任务被不断的添加进来。
另外,在选择的时候,人们往往先把紧急的和简单的事情处理了,真正重要的事情很可能因为没有那么急迫而被一拖再拖。
比方说你很可能会把去医院做体检这一项任务一直留在清单上。
本来,罗列任务清单是为了提醒你有哪些待办事项,但这种不断的提醒却会让人产生很大的压力,当一天结束了,看到任务清单上还有那么多没有被完成的内容,脑子里就会不断的去想着这些要做的事情,这就容易导致你失眠。
而那些高效的成功人士,根本不会围绕着任务清单打转,他们会有一个井井有条的日历,把要做的事情安排进具体的日程表里。
用一个日历,把一天的时间根据自己的需要划分成几个区间,不但可以解放大脑,减轻压力,而且日程表上的内容通常还能完成95%以上。
安妮在一家外企做高管,事务繁忙,她把所有的事情都列在日程表上,上面写着:
一个小时用来安静思考和做计划;30分钟的会议安排,25分钟的社交媒体时间等等;
底线就是不在计划之内的事情,坚决不做。
安妮会自动拒绝那些不在当天计划之内的请求,从而保证日程表上的内容能够被顺利完成。
E-3C系统的第三个C,代表英文单词Concentrate,就是专注的意思。
高效人士不会同时进行多项任务,他们每次只会全神贯注的做一件事情。
高效人士会在非社交媒体时间,拒绝回应任何微信消息或是邮件,事实上,他们常常会自觉关闭掉所有的信息提醒,最大限度的减少干扰。
并且,高效人士懂得工作和休息要交替进行,他们通常会在工作1个小时之后,休息5到10分钟,再重新进入工作状态,这就让他们保证了精力的充足,也会让他们在工作时更加专注。
-------------------------------------------------------------------------------
好了,说到这儿,今天的内容就聊得差不多了。
下面,让我来简单地总结一下今天为你分享的内容。
我们都知道时间管理的重要性,尤其是职场人士,每个人都希望能够做好时间管理,提高工作效率。
但事实上,对于时间管理,最重要的并不是掌握各种管理时间的技巧,而是要学会转变心态。
事情永远是做不完的,而时间只会减少,不可能增加,并且时间一旦流逝,就永远不可能再回来。
所以,要让自己在有限的时间内做出成绩,就要把大部分精力投入到你最看重的工作中。
而我们今天解读的这本《高效15法则》:
首先就告诉了我们怎样确立重要事情的优先地位。
通过明确什么是你的第一目标,把目标进行量化并且利用好早上完全醒来后的两小时高效时间,优先安排对你来说最重要的事情。
接着,作者告诉我们三个有效提高工作效率的方法:
就是随身携带一个笔记本,把需要记录的事情及时写下来;
学会把那些对于自己来说价值比较低的工作分派出去,从而为自己赢得更多时间做真正重要的事;
另外,还要学习高效人士的清晨习惯。
最后,为了帮助大家立即行动起来,作者把他对于高效法则的所有研究发现简化成了一套个人运转系统,叫做E-3C系统。
E代表了精力,3C分别代表“捕捉”、“日历”和“专注”。
这套系统可以方便我们检视对于时间管理的质量。
光说不练假把式,要想把自己打造成高效人士,那就要把学到的观念和方法积极应用到实际的工作和生活中,唯有行动起来,所学的内容才会对你真正有用。
以上就是今天的全部内容。为你准备的笔记版文字,就在音频下方的文稿里。祝你在提升工作效率方面有所收获。