05.《番茄工作法》: 简单易行的时间管理方法。

2019-08-14

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《番茄工作法图解》

 

今天为你解读的是《番茄工作法图解》,这本书还有个副标题:简单易行的时间管理方法,作者是诺特伯格。

 

这本书中文版有13万字,我会用大约22分钟的时间,为你解读书中精髓:从一只“番茄”开始,高效管理你的时间。

 

我想你一定想象过,如果时间允许的话,要过惬意的生活。有时间听歌,有时间写字,有时间读书,有时间旅行,有时间看电影,有时间发呆,有时间将手指穿插进他的头发,有时间做精致的美食,有时间三五好友把酒言欢,有时间回忆过往畅享明天。

 

可现实却是一地鸡毛,时间总是不够用,头脑里思绪万千,能做完的却没有几件,你是否觉得你的工作和生活让你感到焦头烂额,没有时间和精力自己过向往的生活?

 

别说过优质生活了,简直连学习这个通往优质生活的阶梯也被剥夺了,因为你忙起来就会发现,看一眼书都是件奢侈的事儿

 

如果你有这样的困扰,那么请不要错过今天的解读。

 

用最简单的工具,一个番茄钟,还有25分钟只做一件事的专注时间,番茄工作法给你的不仅仅是效率的提升,还有令你意想不到的成就感。

 

番茄工作法是佛朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种时间管理方法。为了提升自己在大学期间低下的学习效率,他找到了一枚像西红柿的厨房定时器为自己计时,经过经验的总结,创立了番茄钟,并由此诞生了风靡世界的时间管理方法——番茄工作法。

 

本书的作者诺特伯格一直从事软件开发工作,偶然间读到了佛朗西斯科.西里洛的番茄工作法,并且受益匪浅,不仅成为了番茄工作法的忠实践行者,而且还成为一位优秀的推广者。

 

他把自己的经验和心得传授给别人,并且最终写下此书,后被翻译成中、英、德、日、韩、瑞典等多种语言,畅销全球。

 

好了,以上就是这本书的基本概况和作者简介,关于《番茄工作法图解》这本书,我将通过三个部分为你讲解:

 

第一部分:番茄工作法的魅力来自于哪里,它的科学依据是什么?

第二部分:如何使用番茄钟?

第三部分:番茄钟被中断怎么办?

 

先让我们来看第一部分:番茄工作法的魅力来自于哪里,它的科学依据是什么?

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首先给大家讲两个有趣的小故事。

 

约翰·特里长期担任切尔西和英格兰国家队队长,他取得了辉煌的个人成绩,如:

 

入选国际足联最佳阵容、英格兰足球先生、欧洲冠军联赛最佳后卫等……

 

那么他是如何做到的呢?

 

如果你问他,他会告诉你他是如何在每场比赛前总是听同一张亚瑟小子的CD,如何总是在同一车位停车,以及如何在上场前绑腿带——在球袜上缠三下,不多也不少。

 

还有图克·温德尔在美国职业棒球联盟做了十几年投手,曾经效力于小熊、大都会、费城人和洛基山队,他的三振出局总数达到515次,是一个非常厉害的记录了。

 

这里要科普一下什么是“三振出局”。在棒球比赛中,投手累计投出两个好球时,第三球击球员仍未击中,这时候就要判击球员三振出局,也就是说这名球员下场,更换下一名球手。)

 

而在比赛中,他每次都要跑到赛场休息室刷一次牙。

 

这些职业顶尖的人士为什么会有如此的行为?是迷信还是一种专注的习惯?

 

是不是觉得难以理解,你可以试试在办公室和邻座互换下位置,也许你一整天的专注力都会受到影响。

 

所谓的“上场”其实有两种含义,一种指的是环境,而另一种指的就是状态。

 

通过执行一套相同的动作和准备程序,可以使大脑自我调整,进入执行任务的最佳状态。

 

那么他们的这种“上场”状态又是如何养成的呢?

 

我们大家都知道巴甫洛夫做的一个关于条件反射的实验。

 

1904年诺贝尔奖获得者巴甫洛夫在巧合下发现了一个重大成果,他注意到实验室的狗一看到给它们喂食的工作人员就会分泌唾液。

 

于是巴甫洛夫开始了一系列的长期实验,包括点击、哨子、节拍器、音叉以及视觉刺激。

 

经过一段时间后,狗每次收到这些信号就开始分泌唾液。

 

反射,就是建立一个特定信号,狗经过某种训练,便学会了这种条件反射。

 

人脑的结构可以分为四个层次:脑干、边缘系统、皮层和额叶。

生活在亿万年前的爬行动物也有脑干,所以脑干也被称为爬行脑,它为我们提供了可靠的条件反射机制,不需要意识参与即可做出反应。

 

物种的进化赋予我们一些非条件反射的本能,这是与生俱来的,例如眨眼。

 

而条件反射则是后天养成和习得的。

 

养成习惯,当你开启你的番茄钟听到咔哒声,你就开始专注,这就是条件反射。

 

大脑也有它的特点,我们的大脑就像是电脑的CPU——中央处理器。

 

它控制着我们的认知过程,对信息进行分门别类,扮演着首席执行官的角色。

 

所以它更适合处理问题,而不是存储太多问题,也不适合多线程的操作。

 

严格来说,我们并不能分心同时处理两个问题,不同问题和任务之间的切换也会耗费你的精力和时间,这也是为什么环境频繁变化会降低生产力的原因。

 

曾经有一个“学渣 ”下定决心想要改变自己的学习习惯,于是就问自己“我为什么不能专注地学习十分钟呢?”但是问题也来了,谁为自己计时呢?

 

于是在机缘巧合下,他用自家的一个形状像番茄的厨房计时器计时,于是第一个番茄钟诞生了,这个人就是番茄工作法的创始人佛朗西斯科·西里洛。

 

那么番茄钟为什么能让人提高学习效率,进入专注状态呢?

 

先问大家一个问题,你在乘坐地铁的时候会做些什么?可能有的人在乘地铁的时候睡觉玩游戏,有的人看书学习,同样也有牛人利用乘地铁的时间写了一部小说。

 

本书作者诺特·伯格每天上班乘车去工作的车程是25分钟,他都会利用这段时间来读一些和工作有关的实用书籍。

 

在这段时间内,我们能选择做的事情有限,也没有什么打扰我们,番茄工作法就是把每天分解成小段,设置好25分钟的闹钟,抛开我们的杂念,然后专注于当天的任务。

 

这便是番茄工作法最重要的原则——一次只做一件事。

 

日本有个著名的禅师叫铃木俊隆,他是将禅修带入西方世界的先驱之一。

 

而他的12条生活准则,影响了乔布斯的一生,其中第一条就是“一次只专注于一件事”。乔布斯当时面临很多打击,再次重新回到苹果公司的时候,砍掉了很多产品线,着重推出了一款划时代的产品iPod,后来陆续又推出了iPhone等一系列产品,使苹果公司起死回生。

 

乔布斯用专注创造了苹果这个超级品牌。

番茄工作法就是顺应自己的天性去工作,因势利导,而不是与之对抗。

 

用番茄钟开启你专注的条件反射开关,再通过一次只做一件事的原则,让你进入到最佳的专注状态。

 

下面,我们来具体讲讲番茄工作法的操作方法。

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俗话说的好“磨刀不误砍柴功”,所以我们先来说说番茄工作法的工具。

 

时间管理的概念越来越深入人心,这说明现代人的生活节奏加快,时间也变得更加宝贵。

 

时间本身看不见摸不着,管理时间在本质上说就是管理你“要做的事情”。

 

那么问题来了,你是否真的清楚你到底想要做什么?

 

番茄工作法的第一个工具“活动清单”就帮你解决这个问题。

 

你现在就可以找来一只笔和一张白纸,上面写上日期和“活动清单”的标题。

 

打开闹钟,用十分钟的时间,把你近期想要做的事情全部都列出来。你不必去考虑这些事项的优先级别,也不用去想怎么样去完成这些事情

 

你列出的事项可以大到一个学习的计划,比如你要学习一门语言或考取某种资格证书,也可以小到记录一个优美的句子

 

“活动清单”要简单明了的说明你的活动,不用管别人能不能看懂,保证自己能够看懂就可以。

 

制作完“活动清单”,清空了自己的大脑后你会觉得很轻松。

 

第二天醒来,面对繁多的事务,你可能会再次感到焦虑,你也知道做事应该分个轻重缓急,有个先后顺序,但是你就是不知道该如何去选择。

 

这时就轮到番茄工作法的第二个工具“今日待办”上场了,它会帮你把今日无从下手的问题理顺,放进一个个番茄钟里。

 

有句俗话说的好:眼是奸臣,手是忠臣,眼睛永远觉得活儿多,让人头大,不知该从何做起。

但手却不一样,你会发现,只要真正做起来,慢慢也就做完了。

 

番茄工作法的重要原则就是:

 

现在就做,并且一次只做一件事。

 

 

在当下的25分钟内,只是全力去做一件事情,而且在完成我们经过筛选认为是最重要的一件事的时候,会有一种脚踏实地的安全感。

 

特蕾莎修女说过,上帝不是要你成功,他只是要你尝试。

 

换句话说,只要找到一个行动的起点,事情就变得简单了。

 

填写“今日待办”清单有几个要点:

 

第一点,新的一天开始,从你的“活动清单”找出你要完成的重要活动,填写在“今日待办”清单上。

 

所选的活动通常是能够在一天内完成的,这也是你当天的承诺。

 

你的依据就是你一天的“番茄钟日流量”,番茄钟日流量也就是你一天中能够完成的番茄钟个数。

 

比如你每天都会早起用读书来充实自己,读书需要使用2个番茄钟。

 

工作期间你会在自己高效的时间段完成重要的工作,6个番茄钟就足够了。晚上的时间除了休息和陪伴家人,你还会写作1小时,运动1小时,大概是4个番茄钟。

 

那么这一天的“番茄日流量”就是12个,你在安排当天活动时,预估番茄钟的个数就不应该超过12个。

 

第二点,预估在活动中需要的番茄钟个数,例如你打算开始一次1小时的专注学习,那么你大概需要两个番茄钟。

 

第三点,如果你的活动项目需要超过4个以上的番茄钟,那就应该将其降低难度,更具体的拆分开。越是复杂的任务,我们对其评估的就越不准确。

 

比如你想学习绘画这个技能,我想你很难估算出这项任务需要的番茄钟个数。你应该将其拆分为观看优秀绘画作品,绘画技巧学习,灵感积累等具体事项。第四点,如果要完成的几项任务不足一个番茄钟,你可以将它们合并,比如网上购物,回复邮件和打一个电话这些小事情就可以在一个番茄钟内进行。

 

说完“活动清单”和今日待办,我们再来说说番茄工作法的第三个工具番茄钟,手机上有很多基于番茄工作法设计的APP,简单方便,功能齐全,大家可以找一款适合自己的使用。

 

说完了番茄工作法的工具后,你便可以进入自己的专注状态了,不过在使用番茄工作法的时候还要注意两个要点:

 

第一个要点是记录,记录的内容取决于你希望看到的是什么。作为一个番茄工作法的初学者,你需要记录不同类别任务花费的时间,比如工作、学习提升和兴趣爱好等所需要的番茄钟个数,看看是不是花费在学习上的时间太少了,还是效率不佳用于工作的时间太多了,以便之后进行调整和安排。

 

其次你要记录你的番茄钟被中断次数,至于为什么要记录自己的中断次数,我们将在后面详细讲解。

 

说完了第一个要点记录,我们再说一下第二个要点评估,人们对自己的评价往往是不准确的,不是过高就是过低。

 

我们可以通过评估,可以将你“认为自己能做到的”和“实际做到的”达成一种平衡。

 

比如你预计写一篇文章需要4个番茄钟的时间,但是实际上却用了8个番茄钟。这时候再次预估的时候,就要参考以往的数据经验。

 

再好的理论也要落地在实践当中,而在实际操作中,中断是番茄工作法实践中最常见的问题,中断的常见情况有哪些?如何控制、减少中断的数量?接下来我为你详细解答。

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如今是个时间碎片化的时代,我们无时无刻都面临被打断。

 

美国的一份研究显示,员工在办公室上班时,大约每3分钟就会被打断一次。

 

同时这份研究还发现,人们电脑屏幕同时开启的窗口数,平均为8个。针对这种现象,精神病学家爱德华.哈洛威尔创造了一个名词叫“注意力缺乏症”。

 

你有没有遇到过类似的情况。当你正在处理手上的工作,这别的部门发来一封邮件需要你回复处理,一会儿同事过来询问你一些工作上的问题,然后你接到了部门经理的电话,告诉你马上给他发一份报表,还没忙一会儿又有人过来找你闲聊天……

 

心理学和脑科学研究发现表明,大脑对并行处理和应对干扰的能力都有同样的瓶颈。工作记忆的容量有限,而每一次干扰都会使我们大脑工作台上的原始数据丢失。

 

其实无论是个人的成长学习,还是职场中的团体协作,我们都无法独立完成,番茄工作法并不是让我们用来闭关修炼的。

 

番茄钟的中断情况有两种,第一种就是内部中断。

 

即使25分钟看起来很短,但是我们总免不了分心走神,或者想起来一些要做的事情。

 

尤其在一开始的时候,比如我们在学习中总免不了想去看看手机,拿起来就放不下。或者想去倒点水,甚至吃点东西,又或者突然想来有什么事情要做。

 

这些来自我们内部的本能,是直觉大脑发出信号,告诉我们“别做这件事了”。面对内部中断,你无需自责,要做的是接受它,并在“今日待办”记录下“中断”你的事项。

 

这里的记录不仅仅是把干扰你的思绪清空,而且也是一个重要的参考数据,以便以后的改进优化。

 

第二种是别人造成的“外部中断”,比如有电话进来,有人找你帮忙或是一些突发的不得不处理的事。如何保护你的番茄,让其不被中断呢?

 

简单粗暴的处理,只会更加增添烦恼,并且番茄钟也不是不帮助别人的理由。

 

所以,我们需要一个策略来减少中断,保护好你的番茄钟。

 

合理处理外部中断可以总结为步。

 

第一,告知对方自己正在忙,这就需要你适当的学会“拒绝”

第二,协商推迟处理,学习工作中会充满了临时突发的情况,如何不是很紧急,实际是可以推迟处理的,不然总是处理新的问题,重要的问题永远都得不到解决;

第三,列入未来的计划,在临时紧急的事情出现时,如果明确知道手头的事今天处理不了,就可以列入“活动清单”并标注上截止日期,做为未来的计划。

 

那么如何将这种中断纳入控制并且减少呢?

 

首先还是要接受并记录下来。要减少中断,就应该实事求是,弄清所遇到中断的类型和数量。

 

每遇到一次外部中断,就在“今日待办”写下中断你活动的事项,不占据脑子,并且确保你会在未来计划中把它考虑进去

 

其次,番茄钟是具有原子性的,也就是不可分割。

 

启动它,就要走到响铃。但是有些中断无法阻止,比如你急着上洗手间的时候,就得去。

 

遗憾的是,你只能放弃当前的番茄钟,重新开启一个。

 

你也不必作弊不去记录中断,因为番茄钟并不是衡量工作能力的,只是记录你专注的25分钟的努力。

 

番茄工作法本身就是一种守则,并且简单而具体,很容易上手番茄工作法将重点放在执行上。

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好了,说到这,今天的内容就聊差不多了,下面为你简单总结一下今天分享的内容。

 

首先我们说到了可以通过条件反射来训练自己的专注能力,当你听到钟表的咔哒声,便进入专注状态,同时还要谨记一次只做一件事的原则,这便是番茄工作法的原理。

 

其次,我们说了番茄工作法具体如何操作,通过三个工具,两个要点来实现你的时间管理。

 

三个工具分别是“活动清单”、“今日待办”和番茄钟,两个要点是:记录和评估。

 

记录你不同类别任务花费的时间,同时你还可以记录自己的中断情况;

 

评估则是在“认为自己能做到的”和“实际做到的”中间达成一种平衡。

 

最后我们讲解了在番茄工作法实践当中遇到的最常见的中断问题

 

处理内部中断的方法是,接受它,并且“今日待办”记录下

 

处理外部中断,作者则提供了三个方法:

 

第一,告知对方自己正在忙;

第二,协商推迟处理;

第三列入未来计划。

 

中断虽然是不可控的,但我们依旧可以想办法将中断纳入控制并且减少

 

接受并记录下来是非常重要的一步,它为我们后期进行调整提供准确依据。

 

但有时由于番茄钟具有原子性,你必须放弃现在的番茄钟,重新开启一个。

 

在时间碎片化甚至粉末化的时代,对海量的知识充满焦虑,对忙不完的事务恐慌,时刻被打扰,注意力变得越来越差。

 

我们需要把时间管理起来,从25分钟开始。

 

我们都知道《易经》这本奇书,所谓的“易”有三个原则:简易,不易,变易。

 

风靡全球持久不衰的番茄工作法也具有同样的特点:

 

工具简单,理论简单,操作简单。它也有不变的原则,一次只做一件事。

 

而番茄工作法的记录和评估都处于不断变化改进当中,并且番茄钟的可镶嵌到其他时间管理系统的特性,让其富有更多的变化。

 

以上就是今天的全部内容为你准备的笔记版文字,就在音频下方的文稿里祝你在时间管理方面有所收获改天见。

 


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